Wie ich ultraproduktiv geworden bin (und wie du es mir nachmachen kannst)

Ich kenne sie noch gut … die unproduktiven Phasen.

Tage, an denen ich lustlos und unkonzentriert vor mich hin arbeitete, alle zwei Minuten die E-Mails checkte oder die Facebook-App öffnete. Tage, an denen die To-do-Liste länger wurde anstatt kürzer, und ich abends den Eindruck hatte, gar nichts, ja wirklich gar nichts richtig geschafft zu haben …

Doch diese Tage gehören für mich der Vergangenheit an. Zum Glück. Denn vor noch nicht allzu langer Zeit habe ich eine Methode gefunden, wie ich ultraproduktiv arbeite. Ja, ich arbeite zur Zeit so effektiv und effizient, dass ich mir selbst ein wenig Angst mache.😃

Und heute möchte ich dich in mein Produktivitätsgeheimnis einweihen. Neugierig geworden? Dann los!

 

Wie ich ultraproduktiv geworden bin
(und wie du es mir nachmachen kannst)

 

Effektivität vs. Effizienz

Bevor wir uns meinem Produktivitätsgeheimnis widmen, solltest du dir erst eine wichtige Unterscheidung klar machen, die mir selbst die längste Zeit meines Lebens unklar war: die Unterscheidung zwischen Effektivität und Effizienz.

Das Verständnis dieser beiden Begriffe ist essenziell, um produktiver arbeiten zu können. Ja, meine eigene Produktivitätskurve ist erst dann rapide in die Höhe gegangen, nachdem ich diese Unterscheidung wirklich verinnerlicht hatte.

Stell dir vor, du willst einen Baum fällen. Du bist dann effektiv, wenn du dein Ziel, den Baum zu fällen, erreichst. Ja, Effektivität bedeutet wirklich nichts anderes als das. Es ist völlig egal, wie lange du dafür benötigst und wie groß der Aufwand und die Ressourcen sind, die du verbrauchst – solange du wirksam bist, d.h. deinem Ziel immer ein Stückchen näher kommst, bist du auch als effektiv zu bezeichnen.

Vielleicht merkst du jetzt schon, dass Effektivität nicht alles sein kann. Du kannst nämlich effektiv sein und dabei ziemlich blöde vorgehen. Wenn du den Baum zum Beispiel mit einer Nagelfeile fällst, bist du auch effektiv – nur wird das Fällen höchstwahrscheinlich 20 Jahre dauern … Und hier kommt die Effizienz ins Spiel. Denn du willst ja dein Ziel nicht bloß irgendwann und irgendwie erreichen, sondern so smart und schnell wie möglich. Du willst den Aufwand und die Kosten so gering wie möglich halten und so wenige Ressourcen wie möglich verbrauchen. Mit anderen Worten: Du willst nicht nur effektiv, sondern auch effizient sein.

Wenn du produktiver arbeiten möchtest, muss du deshalb sowohl an deiner Effektivität als auch an deiner Effizienz ansetzen. Du brauchst also nicht (noch) mehr oder (noch) härter zu arbeiten, sondern nur smarter.

Und diesen smarten Weg habe ich für mich gefunden. Es ist ein Weg, mit dem ich

  • strategischer auf meine Ziele hinarbeite
  • meine Ziele schneller und und mit weniger Aufwand erreiche
  • und dabei fokussiert und konzentriert arbeite

 

Fünf Prinzipien

Mein Produktivitätsgeheimnis ist eine Kombination aus 5 Prinzipien.

Jedes einzelne dieser Prinzipien ist bereits bekannt und erprobt. Jedes einzelne dieser Prinzipien macht dich bereits um einiges produktiver. Doch erst in ihrer Kombination kommt es zu dieser unglaublichen Produktivätssteigerung, von der ich nicht ahnte, dass sie möglich ist.

Das Beste daran ist: Du kannst diese Kombination bereits heute übernehmen und für deine Ziele anwenden.

Legen wir nun endlich los.
 

1 | The one thing

Das erste, was ich gemacht habe, ist mich von meinen To-do-Listen zu verabschieden. Und das war kein leichter Schritt. Wie habe ich es geliebt, Dinge von meiner To-do-Liste zu streichen oder Häkchen in Checklisten zu setzen! Doch jetzt führe ich (nahezu) keine To-do-Listen mehr und schaffe um einiges mehr. Wie das geht? Ganz einfach.

Es war eine Erkenntnis, die ich dem Buch „The one thing“ von Gary Keller verdanke:

Eine To-do-Liste ist einfach eine Auflistung der Dinge, die „noch zu tun“ sind. Nicht mehr und nicht weniger. Oben steht das, was mir zuerst eingefallen ist, und unten das, was mir zuletzt eingefallen ist. Wenn ich meine Zeit damit verbringe, To-do-Listen abzuarbeiten, habe ich am Ende des Tages vielleicht eine To-do-Liste abgearbeitet, aber meinem (großen) Ziel bin ich damit nicht näher gekommen.

Denn wenn ich ein bestimmtes Ziel erreichen möchte, bringt mir eine qualitativ ungeordnete To-do-Liste nichts.

Ein Beispiel
Für das erste halbe Jahr meines Blogs habe ich mir das Ziel gesetzt, 1000 E-Mail-Abonnenten zu bekommen. Welche Schritte sind notwendig, um das Ziel zu erreichen?

Mein altes Ich hätte sich eine meterlange To-do-Liste angelegt und notiert …

  • Influencer identifizieren
  • Influencer kontaktieren
  • Gastartikel schreiben
  • Thema für Freebie überlegen
  • Recherche für Freebie
  • Freebie produzieren
  • Landingpage für Freebie erstellen
  • Newsletterstrategie überlegen
  • Newsletter schreiben
  • in Mailchimp einarbeiten
  • Auf Social-Media-Kanälen präsent sein
  • ….

Wenn dein Tag auch nur 24 Stunden hat, ahnst du vielleicht, dass selbst der produktivste Mensch der Welt ziemlich beeindruckt von dieser To-do-Liste wäre. Schon beim bloßen Anblick stellt sich bei mir sofort ein Gefühl der Überforderung und der Abneigung ein. Wo soll ich bloß anfangen?

Mein neues Ich geht so vor: Anstatt mich gleich „in die Arbeit zu stürzen“, überlege ich, welche Handlung am wichtigsten ist.

„Aber halt“, denkst du dir vielleicht, „es sind doch viele Schritte notwendig, bis du 1000 E-Mail-Abonnenten erreichst.“ Ja, das stimmt. Es sind viele Dinge notwendig, um das Ziel „1000 E-Mail-Abonnenten“ zu erreichen, aber diese Schritte sind nicht zur selben Zeit gleich wichtig.

Die Herausforderung besteht darin, die Handlung zu identifizieren, die jetzt am wichtigsten ist, um deinem Ziel näher zu kommen. Ich wiederhole: Jetzt. In diesem Moment.

Hast du dieses „one thing“ identifiziert, wird diese Handlung für eine bestimmte Zeit deine Priorität sein. Ob für einen Tag, eine Woche oder einen Monat heißt das:

  • Du beginnst deinen Morgen mit deinem „one thing“. (Und ja: Du checkst nicht als erstes deine Mails oder deinen Twitter-Account. Du suchst nicht nach neuen Rezepten für Schokoladenkuchen …)
  • Den Großteil deiner Zeit widmest du deinem „one thing“.
  • Im Zweifel entscheidest du dich für dein „one thing“ …

Um nochmal zu meinem Beispiel zurückzukommen: Nach einigem Überlegen war mir für mein Ziel, 1000 E-Mail-Abonnenten zu bekommen, klar, dass „ein Freebie erstellen“ Priorität haben muss. Ohne überzeugendes Freebie machen Gastartikel nur halb so viel Sinn. Ohne Freebie sind E-Mail-Optins nicht sehr effektiv. Deshalb konnte nur das Freebie mein „one thing“ werden.

 

2 | Das Parkinsonsche Gesetz

Mit dieser Erkenntnis ist bereits eine Meeeenge geschafft. Ja, ehrlich gesagt, ist es gar nicht so leicht, die – für den Moment – unwichtigen Handlungen zu eliminieren, bis nur noch die – für den Moment – wichtigste übrig bleibt. Das braucht strategisches Nachdenken und etwas Übung.

Hast du dein „one thing“ identifiziert, kannst du dir schonmal auf die Schulter klopfen. Du hast damit schon einiges für deine Effektivität getan! Doch wie du noch weißt, reicht Effektivität alleine nicht aus, um deine Ziele zu erreichen. Schließlich hast du sicherlich keine Lust, zehn Jahre deines Lebens deinem „one thing“ zu widmen. Nun geht es darum, zusätzlich deine Effizienz zu erhöhen. Und hier kommt das Parkinsonsche Gesetz ins Spiel.

Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass die Arbeit sich in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Mit anderen Worten: Je mehr Zeit du dir gibst, um dein Ziel zu erreichen, desto länger benötigst du dafür auch.

Für dieses Phänomen gibt es eine ganz einfache Lösung: Begrenze deine Zeit.

Denke also nicht: „Ich mach jetzt einfach mal … Mal sehen, wie schnell ich fertig bin … Ich hab’s ja nicht eilig …“ Sondern setze dir ein ganz konkretes Datum als Deadline.

Ich plane gerne noch einen Puffer ein, setze mir aber grundsätzlich die Deadline so knapp wie nur möglich.

 

3 | Das Pareto-Prinzip

Jetzt geht es darum, dass du diese Frist auch einhältst. Und das gelingt dir mit dem Pareto-Prinzip am besten. Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwands erreicht werden. Für die restlichen 20% der Ergebnisse brauchst du hingegen 80% des Gesamtaufwands.

Mit anderen Worten: Perfektionismus kostet dich Zeit. Viel Zeit.

Wenn es dir darum geht, deine Deadline einzuhalten (und damit effizient zu sein), solltest du aufhören, perfekte Ergebnisse liefern zu wollen. Done is better than perfect.

Behalte deshalb immer das große Bild im Auge und verschwende deine Zeit nicht damit, zehn verschiedene Pinktöne für deine Buttons oder zwanzig Schriftarten für deinen Text auszuprobieren …

 

4 |  Batching

Fassen wir nochmal zusammen:

  • Du hast dein „one thing“ identifiziert, um dein Ziel zu erreichen.
  • Du hast dir eine (knappe) Deadline gesetzt.
  • Du hast deinen Perfektionismus über Bord geworfen und gehst nach dem 80/20-Prinzip vor.

Jetzt kümmern wir uns darum, dass du deinen Aufwand möglichst gering hältst, d.h. nur so wenig Zeit wie nur möglich verbrauchst. Und das geht am besten mit der sogenannten Batching-Methode.

Der Begriff „Batching“ kommt von „to batch“ und bedeutet übersetzt „stapeln“. Hinter der Batching-Methode steht die Erkenntnis, dass wir Dinge viel schneller erledigen, wenn wir sie „schubweise verarbeiten“. So ist es beispielsweise um einiges effizienter, den Social-Media-Content für mehrere Wochen vorzuplanen, anstatt sich jeden einzelnen Morgen aufs Neue etwas zu überlegen. Oder sich eine Datenbank an relevanten Fotos anzulegen, anstatt bei jedem Blogartikel aufs Neue auf die Suche zu gehen.

Je mehr Aufgaben du am Tag zu erledigen planst, desto öfter musst du dich in diese Aufgaben reindenken. Das kostet jedesmal Zeit und nagt an deiner Effizienz. Deshalb ist es eine gute Idee, sich über einen längeren Zeitraum mit nur einer Aufgabe zu beschäftigen.

 

5 | Störungen eliminieren

Vor etwa zehn Jahren haben Wissenschaftler der Uni London etwas Interessantes festgestellt: Der IQ eines Menschen wird durch den permanenten Eingang elektronischer Nachrichten stärker belastet als durch Kiffen. Mit anderen Worten: Wenn du nicht stoned arbeitest (wovon ich jetzt mal stark ausgehe 😉), dann solltest du es erst recht nicht mit einem ständig geöffneten Posteingang tun! Gleiches gilt natürlich für sämtliche Messengerdienste und Pushbenachrichtigung deiner sozialen Netzwerke. Stell. Sie. Ab.

Bis zu zehn IQ-Punkte verlierst du, wenn du vor dem Hintergrund der Plings und Plongs deiner elektronischen Nachrichten arbeitest! Von der Konzentration und dem Fokus auf dein „one thing“ ganz zu schweigen.

Wenn du nicht zufällig als Arzt in einer Notaufnahme tätig bist, musst du nicht permanent erreichbar sein. In den meisten Fällen reicht es vollkommen, ein bis zweimal am Tag die Mails zu checken.

Ach ja: Falls du – so wie ich – hin und wieder abends deinen Laptop nur zuklappst, anstatt ihn runterzufahren, denk daran, abends dein Mailprogram zu schließen sowie sämtlich Facebook-/Twitter-/Pinterest-Browsertabs. Dann wirst du am nächsten Morgen, wenn du dich vor deinen Laptop setzt, gar nicht erst in Versuchung geführt. 😉

 

Wie ich ultraproduktiv geworden bin – ein Fazit

Du musst nicht härter arbeiten, um deine Ziele zu erreichen, sondern nur smarter. Der smarte Weg setzt sowohl an der Effektivität als auch an der Effizienz an.

Um effektiver zu arbeiten, musst du dein „one thing“ finden. Jeden Tag oder jede Woche aufs Neue fragst du dich, was jetzt am wichtigsten ist, um dein Ziel zu erreichen. So wirst du viel wirksamer auf dein Ziel hinarbeiten.

Um effizienter zu werden, setzt du dir für die Erreichung deines Ziels eine (knappe) Deadline und gehst nach der 80/20-Methode vor. Wenn du die Aufgaben auch noch stapelweise abarbeitest, d.h. gleiche Dinge in einem Rutsch erledigst, und Störungen konsequent eliminierst, gibt es für dich schon bald kein Halten mehr. 😃

 

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